Besucher-Management

Time slots (Automatische Generierung von Zeitfenstern)

Benötigst du für deine Veranstaltung / Präsentation / Restaurant / Messe viele Zeitfenster innerhalb eines Tages, können wir diese mit nur wenigen Klicks erstellen. So können z. B. Messebesucher Gesprächstermine bei deinem Standpersonal im Voraus buchen und erleichtern dir damit die Planung.

Sitzplatzbuchung (Covid-19-konform)

Ist die Veranstaltung bestuhlt und sollen feste Sitzplätze vergeben werden, können individuelle Saalpläne erstellt werden, auf denen Ticketkäufer sich ihren Platz selbst aussuchen können. Ob Restaurant, Kongress oder Programmkino – nichts ist unmöglich.

Ist der Saalplan erstellt, können die einzelnen Plätze unterschiedlichen Preiskategorien zugeordnet werden. So kann der Kunde bequem bestimmen, wo er sitzen und was er bezahlen möchte.

Natürlich können Sie auch Sitze aus dem Verkauf nehmen, z. B. wenn diese über andere Kanäle verkauft oder für spezielle Gäste reserviert werden sollen. 

Kampagnen- & Affiliates-Tracking

Individuelle Links zum Ticketshop ermöglichen ein Kampagnen-Tracking, um die Effektivität verschiedener Marketing-Kanäle zu vergleichen. Damit kannst du messen, wie viel Klicks und Verkäufe z. B. der Link auf deine Event-Website oder deine Google-AdWords-Kampagne generiert haben.

Mit dieser Funktion kannst du auch ein Affiliate-Programm aufbauen und deine Partner für geworbene Teilnehmer direkt kompensieren.

Google Analytics und Facebook Pixel für externes Tracking komplettieren die Funktion.

ZAHLUNGSSYSTEME

Bei Kunden, die wir Veranstaltungen über unsere Plattform managen, erfolgt die Abrechnung über uns. Wir haben mit allen wichtigen Zahlungsprovidern Verträge und können fast alle Zahlungsarten abbilden.

In der Regel buchen unsere Kunden zwei Zahlungswege: Bargeldlos über Stripe, einem amerikanischen Zahlungsdienstleister, der alle gängigen Kreditkarten und andere Zahlungsmethoden wie giropay, Sofortüberweisung, iDEAL oder ApplePay / GooglePay unterstützt.

Stripe zahlt eingenommenes Geld in der Regel nach sieben Tagen aus. Wir binden Stripe bei allen Kunden ein, die unsere Plattform nutzen.

Als zweiten Zahlungsweg bieten wir die Zahlung auf Rechnung an (siehe hierzu nächsten Abschnitt).

Wir sammeln das Geld von verschiedenen Konten ein und zahlen es monatlich an dich aus. Selbstverständlich erhältst du eine detaillierte Abrechnung. Die meisten unserer Kunden nutzen diese Möglichkeit.

Rechnungsstellung / Zahlungskontrolle / Stornierungen

Die optionale automatische Rechnungsstellung erleichtert die Arbeit extrem. Das System erstellt bei der Bestellung eine rechtskonforme Rechnung auf deinen Namen (oder deine Firma) und verschickt diese per Mail an den Käufer. 

Dabei hast du zwei Optionen:

1. Der Kunde zahlt auf unser Konto, wir kontrollieren den Zahlungseingang und versenden dann das Ticket. Die Auszahlung der aufgelaufenen Beträge erfolgt einmal im Monat. Über einer speziellen Berichtsseite kannst du über das Web jederzeit die aktuellen Verkaufsinformationen abrufen, 
2. Der Kund zahlt auf dein Konto, dann kontrollierst du den Zahlungseingang, informierst uns und wir schalten die Tickets frei. Dieser Prozess ist allerdings fehleranfällig und dauert in der Regel länger.

Nach der Veranstaltung erhältst du alle Rechnungen gesammelt und kannst sie an deine Buchhaltung weitergeben. Auf Wunsch können Rechnungen auch im ZUGFeRD-Format ausgestellt werden.

Kein Veranstalter kann es sich heute noch leisten, keine Stornierungen zu akzeptieren. Mit unserem System werden Stornierungen automatisch verarbeitet und machen somit keinen Arbeitsaufwand. Nur die Rückzahlung von bereits gezahlten Beträgen muss aus Sicherheitsgründen händisch erfolgen. 

Warteliste 

Deine Veranstaltungen sind beliebt und immer ausverkauft? Hervorragend! Aber was machst du mit kurzfristigen Stornierungsanfragen – ist es nicht schade, wenn die Stühle leer blieben?

Sobald die Veranstaltung ausverkauft ist, können sich Teilnehmer auf einer Warteliste registrieren. Wenn wieder Tickets verfügbar werden (z. B. durch Stornierung) hat die erste Person auf der Warteliste die Möglichkeit, innerhalb von zwei Tagen nach Benachrichtigung ein Ticket zu kaufen. Verstreicht diese Frist, wird die Chance an die nächste Person auf der Warteliste gegeben.

Gutscheine & Rabatte 

Um den Vorverkauf attraktiv zu machen oder Werbekampagnen zu optimieren, kannst du interessierten Personen Rabatte anbieten, die du über flexible Codes steuerst. 

Die Rabatte können z. B. für eine bestimmte Anzahl von Produkten, einen fixen Zeitraum oder unendlich gültig sein und Ticketpreise um einen prozentualen oder festen Betrag reduzieren. Du kannst zusätzlich einstellen, wie oft jeder Gutschein benutzt werden kann.

Zusätzlich kannst du mit Gutscheinen Plätze im Kontingent reservieren, sodass der Besitzer des Gutscheins in jedem Fall noch ein Ticket erhält.

Ebenso kannst du bestimmte Produkte nur mit Gutschein freigeben, um z. B. VIP-Tickets nur gezielt eingeladenen Gästen zugänglich zu machen.

Tags und Kommentare zu den unterschiedlichen Codes ermöglichen eine nachträgliche Kontrolle über den Erfolg einzelner Kampagnen.

Vorverkaufsstellen

Diese Funktion ist in erster Linie für regionale Veranstalter interessant, obwohl auch überregionale davon profitieren können, denn sie ermöglicht, Tickets nicht nur online zu verkaufen, sondern auch vor Ort gegen Bargeld an klassischen Vorverkaufsstellen. 

Mit uns kannst du dein eigenes Vorverkaufsstellennetzwerk aufbauen und mit Läden aus dem lokalen Einzelhandel entsprechende Partnerschaften abschließen. Alles, was die Vorverkaufsstelle braucht, ist ein Internetzugang und ein normaler Drucker. Natürlich kannst du auch einen professionellen Ticketdrucker bereitstellen.

Die Vorverkaufsstelle nimmt in deinem Namen die Zahlungen entgegen und rechnet direkt mit dir ab. 

vor-Ort-Kasse (Abendkasse)

Wenn noch Tickets übrig sind, bietet sich ein Verkauf vor Ort an. Die Kassensoftware des Ticket-Shops (Android-App) ist schnell und auf günstiger Hardware installiert und bietet alle Funktionen eines modernen Kassensystems. Durch die direkte Integration in den Shop werden Ticketkontingente sofort synchronisiert und die Abrechnung kann zentral über ein System erfolgen.

Die Verkäufe des Kassensystems siehst du direkt live online, zusammen mit den Daten aus dem Onlineshop. Nach dem Event gibt es nur einen Ort, an dem du alle Verkaufsdaten siehst, egal über welchen Kanal du verkauft hast.

Auch alle Bons und Kassenberichte aller Ihrer Kassen werden regelmäßig hochgeladen und können online bequem gesammelt abgerufen werden.

Mit preiswerten Zusatzgeräten kann auch eine bargeldlose Abrechnung per Karte erfolgen.

Tickets & Badges

Für Präsenz- und Hybrid-Veranstaltungen werden Tickets als PDF-Dateien generieren, die von den Teilnehmern heruntergeladen und zu Hause ausgedruckt werden können. 

Eine andere mögliche Ticketform sind mobile Tickets im Passbook-Format für Apple Wallet oder verschiedene Android-Apps. Sie werden über das Handy angezeigt und müssen nicht ausgedruckt werden.

Bei der Gestaltung der Tickets berücksichtigen wir deine Wünsche und schaffen gemeinsam individuelle, einzigartige Designs. Ein integrierter QR-Code dient der Zugangskontrolle auf der Veranstaltung. 

Keine Lust mehr, Namensschilder im Stapel zu suchen? Mit dem Live-Ausdruck von Badges können wir den Einlassprozess signifikant beschleunigen. Sobald das Ticket gescannt wird, fällt das passende Namensschild aus dem Drucker. 

Check-In-Listen

Mit den Check-In-Listen deiner Teilnehmer kannst du tracken, welche Besucher bereits angekommen sind. Die Listen kannst du im PDF- oder CSV-Format herunterladen und manuell abhaken. Oder, was wesentlich komfortabler ist, mit den digitalen Check-In-Apps des Ticket-Shops.

Du kannst die voneinander unabhängigen Check-In-Listen auf bestimmte Produkte einschränken. So kannst du etwa den Zugang an den Eingängen verschiedener, getrennter Teile deiner Veranstaltung kontrollieren (Area Control). 

Die Listen können auch so konfiguriert werden, dass ein erneuter Eintritt erlaubt ist, wenn beim Verlassen der Veranstaltung das Ticket am Ausgang gescannt wurde.

CHECK-IN MIT SCANNER

Mit Handscannern lässt sich der Check-In-Prozess deutlich beschleunigen: Ticket scannen, automatisch einen Batch in real time ausdrucken und fertig.

Die Scann-App funktioniert online wie offline: Steht am Veranstaltungsort zuverlässiges Internet bereit, kommuniziert die App bei jeden Ticket-Scan direkt mit dem Server. So wird gewährleistet, dass kein Ticket zweimal eingescannt wird. Wenn die Internetverbindung jedoch nicht zuverlässig verfügbar ist, ermöglicht der Offline-Modus weiterhin das Erfassen der Ticket-Daten und schickt die Scans im Hintergrund an den Server, wann immer eine Internetverbindung verfügbar ist.
PROGRAMMIERBARE REGELN

Bei komplexen Anforderungen können im System spezielle Zutrittsregeln programmiert werden. Aussteller schon ab 8 Uhr, aber Besucher erst am 9 Uhr, außer am Hintereingang? Kein Problem.

DIGITALE 3G- / 2G-Corona-KONTROLLE

Nur geimpfte, getestete, oder wieder genesene Personen dürfen das Veranstaltungsgelände betreten. Die Kontrolle der entsprechenden Nachweise ist unpraktisch und vor allem zeitaufwendig.

Die Scann-App unterstützt den Kontrollprozess so, dass er fast nicht mehr auffällt. Einmal konfiguriert kann mit der App ein digitales COVID-Zertifikat gescannt werden und die App prüft automatisch, ob es sich um ein gültiges Zertifikat handelt.

Die App zeigt außerdem sowohl den im Ticket als auch den im Zertifikat gespeicherten Namen an, sodass beide miteinander oder mit einem Ausweisdokument verglichen werden können, um zu prüfen, dass es sich um die richtige Person handelt.

Die personenbezogenen Daten aus dem Zertifikat werden nicht gespeichert, sondern nur, dass ein Zertifikat geprüft wurde und auf Wunsch die Art des Zertifikats.

Check-in für Corona-Warnapp 

Der Ticket-Shop kann für jede Veranstaltung automatisch einen Corona-Warn-App-kompatiblen QR-Code generieren. Je nach typischem Besuchsverhalten kann sich dieser entweder täglich ändern oder zu jedem im System hinterlegten Zeitslot. Der QR-Code kann über das Backend ausgedruckt werden, oder über einen speziellen Link als sich automatisch aktualisierende Website z.B. auf Monitoren im Veranstaltungsbereich angezeigt werden.

Der QR-Code kann ebenfalls direkt über eine URL als PNG- oder SVG-Datei abgerufen werden, um die Einbindung in bestehende Digital-Signage-Systeme zu erleichtern.
Check-in-Erinnerung

Zusätzlich zu den QR-Codes im Veranstaltungsbereich haben wurde eine Erinnerungsfunktion integriert, die einen Check-in-Link für die Corona-Warn-App direkt an die Teilnehmenden per E-Mail schickt, und zwar wenige Sekunden nachdem das Ticket am Eingang gescannt wurde. So werden alle Smartphone-Nutzer direkt nach dem Einlass auf der Veranstaltung mit einer E-Mail begrüßt und sind nur zwei Klicks später auch über die Corona-Warn-App eingecheckt.

Dies ist besonders nützlich, da die Corona-Warn-App auch einen nachträglichen Check-in unterstützt: TeilnehmerInnen, die die E-Mail erst zu Hause sehen, können noch einchecken. Gleichzeitig erhalten nur Personen den Check-in-Code, die auch tatsächlich da waren, so wird Missbrauch des QR-Codes vermieden.

Area Control

Area Control ist ein vielseitiges Tool für Besucher-Tracking und Zugangskontrollen.  Du kannst mit dem Shop unterschiedliche Tickets (z. B. Standard / Premium / VIP) generieren und mit den dazugehörigen Codes den generellen Einlass, aber auch den Zutritt zu verschiedenen Veranstaltungsbereichen oder zusätzlich gekauften Leistungen (bspw. Come-Together-Party) organisieren und kontrollieren.

Auch wenn du keine unterschiedlichen Tickets einsetzt, ermöglicht dir ein Scann am Eingang, aber auch auf einem Kongress mit parallel stattfindenden Vorträgen festzuhalten, wer welche Talks besucht hat. Diese Informationen ermöglichen dir später individuelle After Sales-Maßnahmen zu erarbeiten.

Messeveranstalter wiederum können ein einheitliches Ticket für den Eintritt verkaufen und Scanner an die Aussteller vermieten. Diese scannen dann den QR-Code der BesucherInnen, die sich für ihr Produkt oder ihre Dienstleistung interessiert haben. Am Ende der Messe erhält der Aussteller dann eine Liste der Kontaktdaten für seine After Sales-Aktivitäten.

Die Möglichkeiten, die Area Control bieten, sind vielfältig. Wir beraten dich gerne.

Umfragen

Zu jedem Ticket können zusätzliche Felder programmiert werden, mit denen weitere Daten bei den Teilnehmern abgefragt werden können. So sind Umfragen schnell erstellt und können später gezielt ausgewertet werden.

Online CHECK-IN

Der Online-Check-In ist eigentlich nichts anderes, als das Log-In auf der Ausspielplattform. Dabei kann der "WEG" nach der Anmeldung über zwei, drei weitere Infoseiten gehen, bis man in den Veranstaltungsraum kommt.

Area Control

Area Control ist ein vielseitiges Tool für Besucher-Tracking und Zugangskontrollen. Du mit dem Shop kannst unterschiedliche Tickets (z. B. Standard / Premium / VIP) generieren und mit den dazugehörigen Codes den generellen Log-In, aber auch den Zugang zu speziellen Seite innerhalb der Veranstaltung organisieren. 

Auch wenn du keine unterschiedlichen Tickets einsetzt, ermöglicht dir das System das Tracking der BesucherInnen.  So erfährst du z. B. auf einem Kongress mit parallel stattfindenden Vorträgen wer welche Talks besucht hat. Diese Informationen kannst du nutzen, um später draus individuelle After Sales-Maßnahmen ableiten.

Bei einer virtuellen Messe kannst du den Ausstellern anschließend eine Liste der Besucher zur Verfügung stellen, die den Messestand besucht haben.  
Die Möglichkeiten, die Area Control bieten, sind vielfältig. Wir beraten dich gerne.

Event-Kommunikation 

Bei allen Veranstaltungsformen steht über den Ticket-Shop unser E-Mail-Service zur Verfügung, mit dem alle Teilnehmer per E-Mail angeschrieben werden können. Dieser Service ist allerdings nur bei Online- und Hybridveranstaltungen interessant, da sich vor Ort andere, schnellere Kommunikationsmedien anbieten.

Umfragen

Neben den Umfragen innerhalb der Videostreams können auch spezielle Umfrageseiten erstellt werden, die zentral erfasst und ausgewertet werden können. Die Ergebnisse können dann gezielt in die After Sales-Maßnahmen einfließen.

Sponsoren-Ausstellungen

Eine wichtige Einnahmequelle für Veranstalter sind neben den Ticket-Umsätzen die Sponsorengelder, die diese für einen Ausstellungsplatz zahlen. Was vor Ort hervorragend funktioniert, ist bei Online- und Hybrid-Veranstaltungen schon schwerer. 

Daher haben wir eine Unit geschaffen, die sich mit dem Erstellen virtueller "Messen" und Ausstellungsständen beschäftigt, deine Sponsoren berät und die entsprechenden Seiten baut. Anschließend steht einem virtuellen "Messerundgang" der Online-Teilnehmer nichts mehr im Wege.

Die Daten der Besucher können getrackt werden. Damit kann jeder Aussteller eine Liste der Besucher erhalten. 

Ein Linkt führt zu einem Live-Meeting, in dem sich Aussteller und Interessenten treffen und austauschen können.

Event-Kommunikation (online)

Bei allen Veranstaltungsformen steht über den Ticket-Shop unser E-Mail-Service zur Verfügung, mit dem alle Teilnehmer per E-Mail angeschrieben werden können. Dieser Service ist allerdings nur bei Online- und Hybridveranstaltungen interessant, da sich vor Ort andere, schnellere Kommunikationsmedien anbieten.

Event-Kommunikation (vor Ort) *

Mit Partnerfirmen organisieren wir die schnelle und problemlose Kommunikation digital signage vor Ort. Mit diesen Systemen lassen sich alle wichtigen Besucherinformationen darstellen: Eine über das anstehende Programm, insgesamt oder für einen bestimmten Bereich, Livestream dessen, was in dem Raum passiert oder zusätzliche Veranstaltungsinformationen.

Streaming

Livestreaming

Wir nehmen deinen Event mit zwei oder mehreren Kameras auf, schneiden Bild und Ton während der Aufnahme und senden den fertigen Stream live zu den gewünschten Plattformen. Beim Live-Streaming muss eine ausreichend gute und stabile Internetverbindung am Veranstaltungsort vorhanden sein. Parallel zeichnen wir den Stream auch auf und speichern das Video für eine spätere Verwendung.

Semi-Live

Als "Semi-Live" bezeichnen wir ein Verfahren, bei dem jeder Vortrag zunächst live aufgezeichnet und geschnitten wird. Anschließend versehen wir den Beitrag mit Vorspann und Titel und laden das fertige Video auf die gewünschte Plattform. Nach dem Upload steht es den Zuschauern zur Verfügung. "Semi-Live" bietet sich an, wenn die Internetverbindung am Veranstaltungsort nicht die notwendige Qualität hat. In diesem Fall nimmt man lieber einen zeitlichen Verzug als eine schlechte Qualität in Kauf. Auch bei diesem Verfahren speichern wir die Videos für eine spätere Verwendung.

Recording Only

Viele Veranstaltungen werden auch nur aufgezeichnet und nicht gestreamt. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn in der späteren Nachbearbeitung hochwertige Videos für den Verkauf, fremdsprachliche Fassungen oder Kurz-Versionen für Social Media entstehen sollen. 

In diesem Fall (wie auch bei Streaming) speichern wir die Videos, die die einzelnen Kameras liefern – also das Rohmaterial für eine hochwertige Nachbearbeitung. 

Interviews & Statements

Zufriedene Teilnehmer sind die beste Werbung für zukünftige Veranstaltungen. Eine bessere "Promotion" für zukünftige Veranstaltungen kannst du nicht erhalten. Wenn wir schon einmal vor Ort sind, bedeuten Interviews keinen großen Mehraufwand.

Trailer

Nach dem Event ist vor dem Event. Nutze Bilder, die wir auf deiner Veranstaltung gedreht haben, um für einen Trailer deines nächsten Events.

Networking / come together

Auf Präsenzveranstaltungen vor Ort spielt das Networking am Rande eine wichtige Rolle. Die Möglichkeiten des Online-Networking waren bislang eher beschränkt. Das hat sich mit der Plattform wonder geändert. Sie biete die perfekte Umgebung für Online-Networking und ist in unsere Veranstaltungsplattform Digital Event eingebunden.

Damit haben auch deine Online-Teilnehmer die Möglichkeit, ausgiebig zu networken. wonder eignet sich aber auch für After-Sales-Veranstaltungen oder für einen VIP-Bereich, in dem TeilnehmerInnen ReferentInnen treffen und sich mit ihnen austauschen können.

Die Einsatzgebiete sich vielfältig. Wir beraten gerne.

Postproduktion

Wenn von deiner Veranstaltung Videos aufgezeichnet wurden, ist es sinnvoll, diese in der Postproduktion professionell zu überarbeiten und damit gut verkaufbare Produkte zu schaffen, die weitere Einnahmen garantieren.

Wenn diese Videos hochwertig produziert wurden, zeigt dies den Käufern, dass dir Qualität wichtig ist und er wird dieses Wissen auch auf deine zukünftigen Angebote übertragen.

Podcast-Service

Eines der effizientesten Werbemittel, das zugleich nicht als Werbung empfunden wird, sind Podcasts - "Radio für die Hosentasche" nennen wir es. Mit Experten sprichst du über dein Thema, deine Kernbotschaft. Wenn dein Thema stimmt, wirst du nach einiger Zeit eine große Zuhörerschaft haben. 

Ein guter Podcast ist konserviertes Wissen, denn Podcasts haben eine "Ever-Green-Wirkung": Sie werden nie alt, denn interessierte Zuhörer hören oft auch die ältesten Folgen, wenn sie den Podcast entdecken und schätzen gelernt haben.

Ein Podcast ist im Gegensatz zu einem Video SEHR SCHNELL und SEHR PREISWERT produziert. Wenn du weißt, wie es geht, ist der Rest ganz einfach. Wir zeigen es dir und du kannst sofort loslegen.

E-MAIL-SERVICES • PERSONALISIERTE EVENT-KOMMUNIKATION

Im After Sales ist die Mail das schnellste Medium, TeilnehmerInnen einer Veranstaltung zu erreichen. Mit dem Mailsystem des Shops erreichst du alle TeilnehmerInnen und alle Menschen, die storniert oder nicht bezahlt haben und deswegen nicht teilnehmen konnten. Jede Gruppe für sich oder alle zusammen.

Die Texte der E-Mail kannst du vollkommen frei formulieren. Platzhalten ermöglichen, die Empfänger namentlich ansprechen und andere individuelle Informationen einbinden.

Wenn du mit einem eigenen Mail-Service arbeitest, kannst du die Daten aus unserem System übernehmen.

Datenübergabe

Du arbeitest mit einem eigenen CRM-System? Perfekt. Gerne übergeben wir dir die Teilnehmerdaten, die in unserem System vorliegen und keine Gesundheitsdaten (z. B. Impfstatus) sind.  Dies ist der einfachste Weg für dich, die Teilnehmer mit vielleicht schon bestehenden After Sales-Maßnahmen zu verknüpfen.